<div dir="ltr"><div><div>0. Request for Comments<br></div><div><br>0.1 Preamble<br><br>Libre Graphics Meeting (LGM) succeeds and thrives as an event because<br>it brings a diverse assortment of people who care about free software<br>and graphics into one place: teams as well as individuals, artists,<br>designers, end users, and developers.<br><br>Although we often do not talk about it publicly, making this happen<br>every year requires that we raise funds and this disperse those funds<br>to cover costs - primarily, reimbursing attendees for their travel<br>expenses.<br><br>It has been a while since LGM took a conscious look at how the<br>nuts-and-bolts of those fundraising and dispersal processes work, so<br>we held a voluntary discussion session at LGM 2016 to consider a range<br>of options.  We'd like to present the outcome of that discussion here,<br>to the list, and ask for comments.<br><br>Since discussions on mailing lists can occasionally run ad infinitum,<br>however, and we face a looming practical deadline by which we must<br>make some sort of decision in order to start work on LGM 2017, we want<br>to ask that everyone who wishes to contribute to the conversation do<br>so by MAY 20, 2016.<br><br><br></div>The proposal arising from the discussion session was that LGM should <br>partner with a free-software "umbrella" organization that would provide a<br></div><div>fiscal sponsor role only, leaving governance-style decisions to the LGM<br></div><div>community. Software in the Public Interest (SPI) was thought to be the <br></div><div>leading candidate among "umbrella" organizations.<br></div><div><div><br></div><div>0.2 Questions<br><br></div><div>The questions posed to the LGM community, therefore, are:<br><br></div><div>A. Should we try to make a change in the way LGM currently fiscally operates? <br><br></div><div>B. If so, what umbrella organization should we work with? <br>(current proposal: Software in the Public Interest) <br><br></div><div>C. What specific conditions should be met by the umbrella organization? <br>(see: <a href="https://etherpad.openstack.org/p/LGM_Funding_Notes">https://etherpad.openstack.org/p/LGM_Funding_Notes</a>)<br></div><div><br><br></div><div>What follows is a more detailed examination of those issues as discussed<br></div><div>at the session in London.<br></div><div><br>1. What can we improve<br><br>There are two halves to our financial operations: raising donations<br>and reimbursing attendees for their travel.<br><br>1.1 Reimbursing<br><br>Years ago, LGM had an arrangement with the GNOME Foundation through<br>which the Foundation's accountants would handle the paperwork and<br>red-tape of sending out reimbursements (be they checks or electronic<br>payments of some sort).  LGM always retained the decisions about who<br>(and how) correctly qualified for those reimbursements.<br><br>GNOME Foundation no longer does this for us, though, and so for the<br>past few years, the task of processing all of the travel documents and<br>financial information has been left up to volunteers in their spare<br>time.  It is a grueling and thankless task, far more so for a<br>volunteer.  Every reimbursement request has its peculiarities, and<br>everyone has a sense of urgency.<br><br>If we can find a way to forge a new arrangement where the processing<br>work could be offloaded to a professional bookkeeper, but one in which<br>we as LGM still retain the decision-making part of the process, we<br>believe we could speed up the reimbursement process and make it less<br>painful over the long haul.<br><br>1.2 Fundraising<br><br>An arrangement of that sort would also allow our volunteers to spend<br>less of their time juggling competing bank-routing-system details and<br>more of their time talking to potential donors.  Here again, in recent<br>years, the job of soliciting donations has been left to a few<br>volunteers, and it is a time-consuming process -- even for<br>long-standing friends of the event who are strong supporters of free<br>software.<br><br>A corollary to the fundraising equation is that, since we no longer<br>operate in conjunction with the GNOME Foundation, it is substantially<br>more difficult to convince potential corporate donors to support LGM.<br>This is because corporate financial officers prefer to work with<br>established, well-known entities when significant sums of money are<br>involved.<br><br>This puts LGM, which is a loose coalition of like-minded projects and<br>individuals, at a disadvantage.  Corporate donors expect to deal with<br>"known quantities": organizations with an easily-verifiable public track<br>record.  They also expect standard accounting practices: invoices for<br>their donations that conform to generally accepted business rules, the<br>ability to accept donations as bank transfers or corporate credit<br>cards, and so on.  <br><br>Our volunteers often have good contacts at potential corporate donors, <br>but as the sponsorship requests move up the ladder internally, personal <br>contacts mean less and less to those people who make company-wide <br>decisions about marketing budgets, and legal formalities mean more and <br>more.<br></div><div><br>If we can forge an accounting arrangement under which an official<br>non-profit organization (or for-profit company) can accept donations<br>on behalf of LGM, our fundraising efforts will become easier and, in<br>all likelihood, more successful.<br><br>2. Options<br><br>2.1 Requirements<br><br>In essence, we would ideally like to find an arrangement that provides<br>us with two things:<br><br>- a legal entity that can accept donations on behalf of LGM.<br><br>- access to a bookkeeper or accountant who can process reimbursements.<br><br>Moreover, it was generally agreed upon that we do NOT want to enter<br>into an arrangement that imposes additional structure or requirements<br>on the LGM organizing team or participants (e.g., a sophisticated<br>governance model or formal membership requirements for<br>participation).  However, the primary issue is filling the fiscal<br>requirements listed above.<br><br>2.2 Some alternatives<br><br>Several options were discussed, including<br><br>- partnering with an existing, friendly free-software organization.<br><br>- working with an organization that specializes in running<br>free-software events.<br><br>- associating with an "umbrella" organization that serves as fiscal<br>sponsor to member projects.<br><br>Options for partner organizations include the GNOME Foundation, KDE<br>e.V., the Python Foundation, the Free Software Foundation Europe<br>(FSFE), and several others.<br><br>Options for event-planning organizations include The Linux Expo of<br>Southern California (SCaLE), DevConf, and the Linux Foundation Events<br>program.<br><br>Options for umbrella organizations include Software In The Public<br>Interest (SPI), Software Freedom Conservancy (SFC), the Apache<br>Software Foundation (ASF), and the Linux Foundation (LF).<br>In the subsequent discussion, several additional partner-organization<br>options were asked about, including Constant VZW.<br><br>3. Recommendation<br><br>3.1 Umbrellas<br><br>From a strictly structural standpoint, opinion favored the<br>"umbrella" organization option.  Several of the umbrella organizations<br>offer flexible agreements for new member projects, under which the<br>project can agree only to a specific set of services (e.g., accepting<br>donations and processing reimbursements).  <br><br>These umbrella organizations' membership rules also, generally speaking,<br>allow member projects to end their association with the umbrella organization<br>voluntarily. This was seen as a plus, because it would allow us to try working<br></div><div>with an umbrella fiscal sponsor but allow us to change to a new model if that<br></div><div>arrangement proves unsatisfactory.<br></div><div><br>3.2 Potential partners<br><br>There was interest in SPI and SFC as potential umbrella fiscal sponsors, in<br>particular, due to their flexible service-and-membership rules.  Other<br>umbrella organizations, including ASF and LF, are substantially more <br>rigid in their structure.<br><br></div><div>Between the two, SPI was thought to offer some advantages, such as its <br></div><div>existing relationship with Freedesktop.org, its association with X.Org (which,<br></div><div>like LGM, is an organization that exists only to provide collaboration and conferences), <br></div><div>and its broad international experience (through Debian and other large member<br></div><div>projects). But the participants believed we should remain open to other umbrella<br></div><div>organizations, too, if more options are suggested.<br></div><div><br>3.3 Asking questions<br><br>The discussion ended with participants agreeing to formulate a single,<br>shared list of questions we would like to ask potential umbrella<br>organizations about how they function and about how a membership for<br>LGM would operate.  That list of questions is available online at<br><a href="https://etherpad.openstack.org/p/LGM_Funding_Notes">https://etherpad.openstack.org/p/LGM_Funding_Notes</a><br><br>4. Reaching a decision<br><br>The LGM organizers (including those at the event and others who<br>participated via email) believe that we should reach out to one or<br>more umbrella organizations and, if all of our questions are<br>satisfactorily answered, start the process of joining the most<br>appropriate umbrella organization in the next few months.<br><br>However, because LGM is fundamentally a community event, we want to<br>solicit the comments of everyone who participates.<br><br clear="all"></div><div>Please take some time to review the subject matter, and reply to the list<br></div><div>with your thoughts on the three discussion questions.<br><br><br></div><div>Again, we would like to have all responses by MAY 20.<br><br></div><div>After that date, we will determine the next stage of the process, assuming that<br></div><div>the community favors moving forward.<br><br><br><div>The questions, again, are:<br><br></div><div>A. Should we try to make a change in the way LGM currently fiscally operates? <br><br></div><div>B. If so, what umbrella organization should we work with? <br>(current proposal: Software in the Public Interest) <br><br></div>C. What specific conditions should be met by the umbrella organization? <br>(see: <a href="https://etherpad.openstack.org/p/LGM_Funding_Notes">https://etherpad.openstack.org/p/LGM_Funding_Notes</a>)<br><br><br></div><div>[Writing on behalf of the LGM organizing team and those who contributed to the <br></div><div>discussion session in London,]<br></div><div><br>Thank you!<br><br><br></div><div>Nate<br></div><div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr">nathan.p.willis<br><a href="mailto:nwillis@glyphography.com" target="_blank">nwillis@glyphography.com</a><a href="http://identi.ca/n8" target="_blank"></a></div></div>
</div></div></div>