<div dir="ltr">2017-11-27 20:45 GMT-05:00 Dave Crossland <span dir="ltr"><<a href="mailto:dave@lab6.com" target="_blank">dave@lab6.com</a>></span>:<br><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><span class="m_-2376894326324000017m_8096729630857497318gmail-"><span><div><br></div></span></span><span><div>That’s for both receiving the money and sending it out to reimburse people’s travel fees. <br></div></span></div></div></div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><br></div><div>Right - but not doing the actual administration, which is getting access to and tracking the lists of people who<br></div><div><br></div><div>- applied for a bursary to be paid before the event</div><div>- applied for a bursary to be paid after the event</div><div>- got their bursary approval<br></div><div>- submitted an expense report with receipts<br></div><div>- got the payment<br></div><div><br></div><div>and doing all the work to move people from list to list. This is a lot of work. </div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>What you describe is precisely what we had to do when GNOME was taking care of our reimbursements. We had to gather all that info, check who showed up and who was entitled for a reimbursement, gather the documents and send the list. The reimbursements took nonetheless months before they were done. And when we took care of ourselves, the mechanic was just the same. And while the majority of the reimbursements could occur within a few weeks, some took months and even years to solve.<br><br></div><div>I don’t expect this is going to change a lot, no matter what the umbrella is.<br><br></div><div>At some point, the LGM has to determine who’s entitled for what. The umbrella org cannot determine that.<br><br></div><div>I agree this is a lot of work.<br><br></div><div>Louis <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><br></div><div>Soenke, will K8 do that work as part of their 15% fee?</div><div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">... </blockquote><span><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"> LGM is the “order giver” here (cannot be otherwise, in fact) and the umbrella org acts as the accounting dept.</blockquote><div><br></div></span><div>The way I see it, someone can manage the administration and connect with someone else who represents LGM as "bursar" and is the key decision maker who makes the bursary approvals, but only that. </div><span><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><span class="m_-2376894326324000017m_8096729630857497318gmail-"><blockquote style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex" class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div><div class="gmail_quote"><span class="m_-2376894326324000017m_8096729630857497318gmail-m_6434368562024089916gmail-"><span class="m_-2376894326324000017m_8096729630857497318gmail-m_6434368562024089916gmail-m_-3869196071039773478gmail-im"><blockquote style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex" class="gmail_quote"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div></div><div>If needed, I can make the first steps with SPI and keep you guys informed of how it goes. However I will not be the responsible person further than establishing the contact and maybe a few steps further. At some point, somebody else will have to step in. But this would at least require a formal decision (or the apparence of a formal decision) by the LGM community.<br></div></div></div></div></blockquote><div><br></div></span></span><div>I think (a) that decision was already made and (b) Frank has already stepped in :) </div></div></div></div></div></blockquote><div><br></div></span><div>I only mentioned this because Frank seemed to have a bit too much on his shoulders. But of course, if there is one in the kitchen, no need to crowd the room!<br></div></div></div></div></blockquote><div><br></div></span><div>The SPI membership is a longer term thing, and I think Frank has some motivation to get it set up :) If the cost of not doing it sooner is 10% of the early sponsorship money, that seems to me like a fair price to pay. </div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>I agree that at some point, getting more than we ever got before from Google and cut a percentage of it still let us with a big pie.<br><br></div><div>We definitely cannot let go this opportunity. <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div><br></div><div>Which is to say: I am pretty keen on the Plan A - K8 - if indeed it includes the administration as I've described, because I have faith that they will administer things quickly.</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>Let’s wait on their answers to that precise point.<br></div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><div>If there is no material difference between K8 @ 15% (or 15+19 = 34% in the worst case) and Python España or a US 501c3 @ 5%, then obviously the latter is more competitive. But it carries the risk of delays: When we've relied on dedicated and generous volunteers like Louis, the bursary recipients have experienced long delays.</div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>This is true for any organisation dealing with the same kind of procedures, as I mentioned above. It’s not the majority, but when there are issues, it can really be time consuming and then there are delays that can be very long.<br><br></div><div>Also, bear in mind that when we’re systematically short of money, we have to gather all the needs prior to start reimbursing because it’s not first come first serve but to the prorata of the total needs against the total budget (minus the bank fees and the admin percentage cut). <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div><br><div class="gmail_quote"><span>On 27 November 2017 at 18:59, Joao S. O. Bueno <span dir="ltr"><<a href="mailto:gwidion@gmail.com" target="_blank">gwidion@gmail.com</a>></span> wrot<wbr>e:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><br>So, I just emailed the associason Python España in an attempt for a<br>"plan D". As they Associação Python Brasil could handle exactly what I<br>needed for this year, and this is just a message asking for their<br>help, I think it was on topic.<br><br>Let's wait and see what is their say  - at least the are based in Spain already.</blockquote><div><br></div></span><div>Sounds good! Thank you for being proactive Joao :)</div></div></div></div></div></blockquote><div><br></div><div>This is marvelous!<br><br></div><div>Louis <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><div><div class="gmail_quote"><span class="m_-2376894326324000017HOEnZb"><font color="#888888"><div> </div></font></span></div><span class="m_-2376894326324000017HOEnZb"><font color="#888888">-- <br><div class="m_-2376894326324000017m_8096729630857497318gmail_signature">Cheers<br>Dave</div></font></span></div>
</div></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Libre-graphics-meeting mailing list<br>
<a href="mailto:Libre-graphics-meeting@lists.freedesktop.org" target="_blank">Libre-graphics-meeting@lists.f<wbr>reedesktop.org</a><br>
<a href="https://lists.freedesktop.org/mailman/listinfo/libre-graphics-meeting" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.freedesktop.org/<wbr>mailman/listinfo/libre-graphic<wbr>s-meeting</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div>