<div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">2017-11-29 13:47 GMT-05:00 Dave Crossland <span dir="ltr"><<a href="mailto:dave@lab6.com" target="_blank">dave@lab6.com</a>></span>:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra">Hi</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">I spoke with Soenke :) Some questions for him/me/us to answer :)</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">1. SZ: What is the effect for K8 if the deal is a sponsorship, not a donation?</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">1b. DC: A sponsorship draft agreement should be shared fro Dave to review what the obligations on K8, and for the LGM, will be. I'll try to do that in the next few days :)</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">1c. SZ: Will K8 be able to provide video recording of the event and publication within a reasonable timeframe? </div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">2. SZ: If the money is coming from outside the EU, will VAT be due (hopefully no)?</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">2b. SZ: Can K8 provide a W8BEN form (<a href="https://www.google.com/search?q=w8+ben" target="_blank">https://www.google.com/<wbr>search?q=w8+ben</a>)?</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">3. SZ: What if someone from the LGM community wants to adminster the funds; could K8 reduce or share the 15% with them?</div></div></blockquote><div><br></div><div><ol><li>We have a form already set-up on the LGM website. This needs to be updated each year—slight changes, such as the date ;-) This works very well and takes away most of the pain of gathering the infos from the people, everyone being responsible for his/her own entry. The form has been used for years, so people are used to it and the process is straightforward.<br></li><li>The form allows to upload up to 4 files (and we accept multipage documents so generally, one file fits the needs).</li><li>The data is exportable in .csv which is very easy to use afterwards as a calc sheet. The uploaded documents all need to be renamed using a formal naming scheme so we can easily review them and attach them to the correct traveller (because people— although asked for—don’t follow the naming rules!!!)<br></li><li>What needs to be done by “officers” of LGM is check that list once the form is closed and put initials of who checked if the person asking for the reimbursement is in fact entitled for it, and actually showed up at LGM. As far as I can tell, this part of the process is pretty straightforward.</li><li>Some basic communications are needed when the said documents are wrong (wrong travel receipt, for instance, for people who travel a lot — that happens! or unable to read a document — bad scan, or unable to establish the currency, or missing bank infos, etc.)</li><li>The calc sheet can then be forwarded to the accounting dept.</li><li>1 to 6 rely definitely on LGM organisers.</li><li>The accounting dept. sends out the reimbursements</li><li>90% of the cases can be done within a month after LGM ends.</li><li>10% of the cases are exceptions and can take a lot more time to process</li></ol></div><div>What needs to be changed is the kind of expenses we agree to reimburse. At some point, offering too much (a generous idea but hard to accomplish) such as reimbursement of public transport from and to the airport (or the taxi, or whatever) brings up tiny issues that have a great potential at slowing down dramatically the reimbursement process (if only to mention the difference of currencies: plane ticket bought in one country and public transport in another currency — all reimbursable in one single currency...).<br><br></div><div>I would suggest to reimburse only the main travel fees (train, plane, boat) and not the surrounding fees for the smaller parts of the trip. This alone will help speed-up the process.<br><br></div><div>I think that part still can be volunteer work.<br></div><div> <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">4. LGM: How would LGM want to set up the bursary? </div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">Cheers<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>Dave</font></span></div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra"><br></div></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Libre-graphics-meeting mailing list<br>
<a href="mailto:Libre-graphics-meeting@lists.freedesktop.org">Libre-graphics-meeting@lists.<wbr>freedesktop.org</a><br>
<a href="https://lists.freedesktop.org/mailman/listinfo/libre-graphics-meeting" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.freedesktop.org/<wbr>mailman/listinfo/libre-<wbr>graphics-meeting</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div>